woensdag 16 januari 2013

Appels en peren


Sinds medio november 2012 biedt het Zeeuws Archief de mogelijkheid om online scans van de akten van de burgerlijke stand van Schouwen-Duiveland te raadplegen. Dat kan via de websites Zeeuwengezocht.nl, Archieven.nl en die van het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland. De scans zijn gekoppeld aan de persoonsgegevens die jarenlang door vrijwilligers zijn ingevoerd in de computer. Wie de scans wil downloaden betaalt een kleine vergoeding.

Opmerkingen
Het op deze manier aanbieden van de scans levert opmerkingen van ons publiek op. Via internet beweren mensen dat het Zeeuws Archief, maar eigenlijk het hele openbaar archiefwezen in ons land, geld wil verdienen aan de genealogen door hen te laten betalen voor scans van akten van de burgerlijke stand. We vinden het jammer dat deze voorziening negatieve reacties oproept.

Gratis
De opmerkingen richten zich voornamelijk op het feit dat via de website FamilySearch.org scans van akten van de openbare burgerlijke stand van heel Nederland gratis te raadplegen en te downloaden zijn. Met behulp van de website Genver.nl kunnen de scans van deze akten worden teruggevonden
Hieronder leggen we puntsgewijs uit wat er komt kijken bij het digitaliseren van archiefstukken en wat de verschillen zijn tussen de beschikbare scans op FamilySearch (FS) en die op de websites van het Zeeuws Archief (ZA).

Kosten digitalisering
Sinds de digitalisering in zwang is gekomen, wordt steeds meer materiaal (dat vroeger alleen in de studiezaal beschikbaar kon worden gesteld) als extra dienstverlening via het internet beschikbaar gesteld. De kosten die hiermee gemoeid zijn, zijn te verdelen in:
1. kosten per project:
* Materiële voorbereiding van de stukken voor digitalisering
* Digitalisering van de stukken
* Controle van de digitalisering en koppelen van de scans aan de online indexen en inventarissen
* Ontwikkelen website
Deze werkzaamheden hebben we voor het project scannen burgerlijke stand uitgelegd om dit weblog
2. jaarlijks terugkerende kosten:
* Onderhoud database
* Hosting database
* Onderhoud en hosting website
* Duurzame opslag van de scans

Duurzaamheid
De scans van het ZA zijn opgenomen met de specificaties waarmee ze duurzaam kunnen worden bewaard in het digitaal depot. Enkele van die specificaties zijn: kleur, 300 dpi en bestandsnaam. Duurzame opslag van digitale bestanden is een taak van de archivaris, die ervoor moet zorgen dat deze ook na een periode van tientallen jaren nog raadpleegbaar zijn.
De scans van FS zijn gedigitaliseerde zwart-wit microfilms die de Mormonen in de jaren zeventig en tachtig van de afgelopen eeuw hebben gemaakt in het toenmalige Rijksarchief in Zeeland met als doel een kopie ten behoeve van het overdopen van voorouders.

Gebruik
De scans van de akten van de burgerlijke stand van het ZA kunnen worden gebruikt door de afdeling Bevolking van elke Zeeuwse gemeente die meebetaalt aan het project. Zo kunnen de gemeenten hun burgers sneller helpen. De Gemeente Schouwen-Duiveland werkt op deze manier.

Compleetheid
De scans van de akten van de burgerlijke stand via FS betreffen alle voormalige gemeenten in Zeeland, maar beslaan niet de gehele periode van openbaarheid. De scans van de voormalige gemeenten die het ZA beschikbaar stelt, beslaan de gehele periode van openbaarheid.

Vindbaarheid
De scans van het ZA zijn gekoppeld aan de akten in een database waardoor de scans makkelijk te vinden zijn. De website Genver.nl biedt weliswaar de mogelijkheid om per gemeente en per soort akte de juiste ‘film’ te vinden op de website van FS, maar het blijft arbeidsintensief.

Beschikbaarheid
De scans van zowel FS als ZA zijn gratis te raadplegen. Het downloaden van een scan is bij FS gratis, bij het ZA moet er worden betaald, zoals dat al decennia gebruikelijk is bij traditionele fotokopieën. Daar staat tegenover dat de scans van het Zeeuws Archief van hoge kwaliteit zijn.
Het Zeeuws Archief biedt de scans aan in de Archiefbank. In de loop van dit jaar zal via deze Archiefbank de onderzoeker de mogelijkheid krijgen scans te bestellen van bijna alle archiefstukken, die beschikbaar zijn op de websites van het Zeeuws Archief en Archieven.nl.

De prijs van de scans in de Archiefbank is afhankelijk van de hoeveelheid ‘credits’, die de gebruiker aanschaft. Wie veel scans nodig heeft en dus veel credits aanschaft, betaalt een lagere prijs. Overigens wordt het betalen met deze credits in de loop van dit jaar bij steeds meer archiefdiensten ingevoerd. Ook bij deze archiefdiensten kunnen diezelfde credits worden besteed.
Net als Familysearch zijn er archiefdiensten die het door hen gedigitaliseerde materiaal online gratis beschikbaar stellen. Er zijn echter ook archiefdiensten die dat niet doen. Het Zeeuws Archief heeft ervoor gekozen de scans gratis ter inzage te geven en daarnaast een kleine vergoeding te vragen voor het downloaden, dit is immers een vorm van extra dienstverlening omdat onderzoekers niet meer naar het archief hoeven te komen voor hun onderzoek, maar via de website 7 dagen per week, 24 uur per dag geholpen kunnen worden.

Met behulp van de vergoeding wordt een klein deel opgevangen van de vaste kosten die voor deze service gemaakt moeten worden. Daardoor kunnen we de digitale dienstverlening steeds iets uitbreiden, terwijl daarnaast de mogelijkheid blijft bestaan de originelen gratis in te zien in de studiezaal. Dit is immers een wettelijke taak.

Verschil
Uit bovenstaande moge duidelijk zijn dat de werkwijze en doelstellingen van ZA en FS volstrekt verschillend zijn. Het is een verhaal van appels en peren.

8 opmerkingen:

  1. Ik begrijp de opstellen van ZA, maar vraag me af of de besparing die gemaakt wordt door de verminderde noodzaak mensen in de studiezalen te ontvangen in de berekening is meegenomen.

    Ik gebruik zelf de scans van FS. Hoewel ze niet altijd super zijn qua kwaliteit valt er prima mee te werken. Het zoeken is soms wat tijdrovend, maar met Genver en de nodige vaardigheid gaat dat allemaal prima.
    Dat FS een doel heeft, nl het overdopen, vind ik allemaal prima : het zegt me niets en ik heb er ook geen enkele last van.

    Op zich is het goed zo. Wie gratis iets mindere scans wil, kan bij FS terecht, wie betere kwaliteit wil, gaat naar ZA. Zolang dat naast elkaar bestaat is er niets aan de hand.
    Kwalijker is echter wat in België gebeurt : daar verbiedt men FS om de vele films van DTB en BS van België beschikbaar te stellen, omdat men er zelf mee op internet wil vanaf 2013 en daar uiteraard geld voor gaat vragen.
    Dat is een kwalijke vorm van dwang, waarbij de minder kapitaalkrachtige genealoog dus niet de keuze heeft die we in NL wel hebben.
    Ergelijk, want de bronnen zijn beschikbaar, maar niet raadpleegbaar.

    Ik mag van harte hopen dat men deze weg in Nederland niet gaat bewandelen !

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. De vraag is of er sprake is van een besparing als de akten van de burgerlijke stand online te raadplegen zijn. Akten zoals die vormen slechts een klein deel van de aanwezige bronnen. Voor de andere bronnen moet een studiezaal gewoon open blijven, en moet er gewoon personeel aanwezig zijn. Alleen het aantal bezoekers neemt af. In die zin is er mijns inziens geen sprake van een bezuiniging die meeberekend kan worden. Ook de mogelijkheid van "scanning on demand" zal lang niet alle vraag naar inzage van originelen weg kunnen nemen. Althans, voor de komende jaren zeker niet...

      Hans van Felius

      Verwijderen
  2. Dank voor je reactie.
    De scans van FS bieden de gebruikers van Zeeuwen Gezocht de mogelijkheid om te kiezen. Dankzij de inspanningen van de Mormomen zijn veel microfilms die in de studiezaal van het Zeeuws Archief en van andere archieven beschikbaar zijn nu via het internet te raadplegen. Wij hebben met dit blogbericht uitgelegd dat wij anders te werk gaan met digitaliseren en beschikbaar stellen van scans van bronnen.

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Het lijkt soms wel of de prioriteiten verkeerd begrepen worden door de archiefinstellingen. Naar mijn idee liggen de prioriteiten van de meeste archiefbezoekers (online of studiezaal) bij de toegankelijkheid, juistheid en de volledigheid van de informatie en zal het de bezoeker verder een worst wezen of de informatie moet komen uit een jaren 70-80 FamilySearch scan, een microfiche, zo'n afgelebberd kopieboek, een schitterende triljoen dpi kleurenscan of het origineel geschreven door de hand van de meester zelf. Uiteraard wel bij voorkeur dat men niet de deur uithoeft. Een digitale index is fraai en maakt een onderzoek sneller, maar kan nooit als vervanging dienen voor iets dat NIET onderhevig is aan menselijke interpretatie. Geen enkele zelfrespecterende onderzoeker neemt de informatie uit zo'n index over zonder verificatie. Bij een online bezoek, zijn scans dus feitelijk onmisbaar, terwijl ik de indruk krijg dat archiefinstellingen hier anders over denken. Zij geven mij de indruk dat onderzoekers genoegen kunnen nemen met een digitale index en misschien wel een aantal mooie kwaliteitsscans willen kopen om aan de muur te hangen. Nee, bezoekers willen geen individuele scans kopen, want dat geeft geen beeld van de geschiedenis die erachter zit. Het kan zijn bijvoorbeeld, dat een jaartal op een pagina onjuist was opgeschreven en daar komt men pas achter als gezien wordt dat het jaartal op de vorige pagina's onverwacht hoger is. Daar komt men nooit achter met een enkele scan en voor hetzelfde geld is diezelfde fout gewoon opgenomen in de index. Dan het punt of de scan al dan niet gekoppeld is aan de digitale index: Ook dat zal niet veel uitmaken. Dat is slechts een hele kleine tijdswinst in verhouding tot het verschil met het al dan niet bestaan van de digitale index zelf. Puur een luxeprobleem dus en geen prioriteit. Ik zou graag willen dat archiefinstellingen hun energie gingen stoppen in het scannen en beschikbaar stellen van materiaal dat helemaal nog niet online beschikbaar is, in plaats van het wiel opnieuw proberen uit te vinden in gebieden waar onderzoekers momenteel eigenlijk geen problemen ondervinden.

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Wij leggen in dit blogbericht juist uit dat wij ook andere prioriteiten leggen bij het laten scannen van archiefbronnen. Voor de burgerlijke stand hebben we daarbij niet alleen rekening gehouden met de genealogische onderzoeker.
      Als je uitsluitend van het uitgangspunt van de (genealogische) onderzoeker uitgaat, dan kan maakt de kwaliteit van de scan niet veel uit, als maar duidelijk te lezen is wat er precies staat. Daar zijn wij het helemaal mee eens.
      Overigens kunt u de scans van de burgerlijke stand via Zeeuwen Gezocht niet alleen per akte bekijken, maar ook per register. Heeft u al eens doorgeklikt op het inventarisnummer die bij elke vermelding staat vermeld?
      Wat u zegt over het feit dat het geen punt is dat er geen digitale index aan scans zijn gekoppeld, dat geloven wij niet. Als we morgen zouden stoppen met de database van Zeeuwen Gezocht met het argument dat de onderzoeker alles op FamilySearch kan vinden, dan denk ik dat we toch een probleem hebben.
      Dat wij onze energie moeten stoppen in materiaal dat nog niet online is, daar zijn we het mee eens en daar zijn we ook mee bezig. Sterker nog, dit jaar starten wij met de Archiefbank. Deze biedt de mogelijkheid aan onderzoekers scans van archiefstukken aan te vragen die nog niet op internet beschikbaar zijn; een soort u vraagt, wij draaien.
      Kortom, het valt allemaal reuze mee, maar dat wij andere prioriteiten leggen is logisch. Wij hebben onze verantwoordelijkheid als archiefbeherende instelling en daarbij spelen ook aspecten als authenticiteit en digitale duurzaamheid een rol.

      Verwijderen
    2. Ja, het Zeeuws Archief doet het zo slecht niet door scans ook "bladerbaar" beschikbaar te stellen voor inzage. Er zijn ook archieven (Amsterdam's en Utrecht's archief zijn bijvoorbeeld berucht; en dit gaat echt niet alleen over genealogie) die een bewuste pagina alleen laten inzien na aankoop van de scan zelf. Zo koop je dus lachend een 300 DPI scan met daarop alleen een datum vermeld als bijvoorbeeld "dito". Die 300 DPI spat er werkelijk vanaf en voor het oog is het woord "dito" dan ook echt heel mooi, maar wie er inhoudelijk ook maar iets mee kan, mag het uit komen leggen. Plank dus compleet misgeslagen en dit ruikt sterk naar een verkeerde doelstelling van het betreffend archief. Hulde als het Zeeuws Archief dit standpunt wel begrijpt! Verder was er nergens een vermelding dat het stoppen met de database van Zeeuwen Gezocht wel of niet uit zou maken. Natuurlijk is de database van belang! Het ging hier over of de KOPPELING tussen de database en de scans nu echt zo belangrijk is; niet over het belang van de database zelf. Bewapend met een datum uit zo'n database en de mogelijkheid om scans door te bladeren, kun je heel snel, een heel eind komen. Daarbij kun je tijdens het bladeren gelijk een indruk krijgen van de hoeveelheid pagina's, het aantal registraties per jaar, hoe vaak bepaalde informatie voorkomt binnen een gemeente, een beeld krijgen van de omvang en indeling van de gemeente zelf rond die tijd, de diverse handschriften en alle overige kleine hints die een rechtstreekste scan nooit geven kan. Dan het argument van "digitale duurzaamheid" is werkelijk een intern probleem van een instelling zelf; daar heeft een bezoeker weinig boodschap aan. Misschien dat het blogbericht het algemene vertrouwen moest versterken in het behoud van archiefstukken en hoe hoogwaardige scans daarbij kunnen helpen? Ja natuurlijk, maar ik denk dat de meeste bezoekers er sowieso vanuit gaan dat archieven die taak serieus nemen (sinds de bewustwording dat digitale informatie niet vergaat, verkleurt of aan beschadiging onderheving is; mits voldoende backups) en dat dat argument compleet los kan staan van wat er dan ook online beschikbaar is of wie er dan ook wat online beschikbaar stelt.

      Verwijderen
  4. bah, wat een zielige vertoning, die geblurrde scans met een "loep" waarmee je nog geen letter kan ontcijferen! dit is een misdrijf; chantage, afpersing of machtsmisbruik. en wat een idiote argumenten om over de kosten te beginnen; dat hele archief, van het oudste velletje papier tot en met het salaris van de archivaris(sen) is/wordt met gemeenschapsgeld betaald! dus kom op met die scans, zodat de rechtmatige mede-eigenaren kunnen controleren of de boel wel juist geindexeerd is!

    BeantwoordenVerwijderen
  5. Redelijk gekmakend inderdaad, de geblurde scans die je met de loep exact NIET kunt lezen. Om dat zo exact af te stellen dat het precies onleesbaar blijft, daar lijkt op gestudeerd.
    Op FamilySearch vind ik niet de gegevens die ik zoek en ik heb dus niet de keuze voor een gratis scan van mindere kwaliteit.
    Overigens zijn er ook archieven die geen geld rekenen voor -zelfs ook nog kwalitatief goede- scans. Het stadsarchief van Breda bijvoorbeeld. Wel eens naar gekeken? Hoe financieren zij dat dan?

    Noor Janse

    BeantwoordenVerwijderen