vrijdag 9 september 2011

To be or not to be : de scans van FamilySearch

Er is de laatste maanden op diverse weblogs en genealogische internetfora (o.a. de digitalearchivaris.nl en Stamboomforum.nl) discussie geweest over de mogelijke uitkomst van de besprekingen tussen Projectbureau STAP (de uitvoerder van WieWasWie.nl) en FamilySearch International, onderdeel van The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints (ook wel bekend als de Mormonen). Deze besprekingen gingen over de scans van de akten van de Nederlandse burgerlijke stand die sinds vorig jaar via de website FamilySearch.org kunnen worden geraadpleegd. Bureau STAP heeft in opdracht van enkele deelnemende Regionaal Historische Centra (RHC’s; de voormalige rijksarchieven) met FamilySearch gesproken over het feit dat beide websites scans van akten van de Nederlandse burgerlijke stand aanbieden, de één via een abonnement (dus betaald) en de ander gratis, zonder beperkingen.
Aangezien de deelnemende archiefinstellingen databestanden en bijbehorende scans aan WieWasWie leveren, heeft Projectbureau STAP in eerste instantie deze gesprekken gevoerd en de mogelijkheden verkend om deze voor het publiek verwarrende situatie op te lossen.

Kiezen
De archiefinstellingen die van plan zijn deel te nemen aan WieWasWie, dus ook het Zeeuws Archief, moeten besluiten of zij met FamilySearch afspraken willen maken over een aantal zaken:
1. Het ruilen van bovengenoemde scans van de microfilms voor de indexen op deze bronnen, die de afgelopen vijftien jaar met hulp van vele vrijwilligers zijn ingevoerd. Voordeel zou zijn dat RHC’s snel over scans van de akten van de burgerlijke stand kunnen beschikken en deze niet zelf hoeven te maken.
2. Samenwerken met vrijwilligers van FamilySearch om de scans te koppelen aan de indexen zodat de scans gemakkelijk vindbaar worden.
3. FamilySearch stopt voor een aantal jaren met het tonen van de scans van de desbetreffende provincie, zodat deze alleen te raadplegen zijn via WieWasWie en/of de website van het betreffende RHC.


Onze keuze
Het Zeeuws Archief kiest er voor om op dit moment niet met FamilySearch in zee te gaan. De drie belangrijkste redenen zijn:
1. Als beheerder van de akten van de Zeeuwse Burgerlijke Stand vinden wij de kwaliteit van de microfilms onvoldoende. De leesbaarheid is niet altijd optimaal. Daarnaast is onbekend hoe de digitale duurzaamheid van de scans gegarandeerd wordt. Om die reden zijn wijzelf, zoveel mogelijk in samenwerking met Zeeuwse gemeenten, bezig met het scannen van de akten van de burgerlijke stand. Deze scans worden opgenomen in ons digitale depot.
2. Het uitleveren van alle indexen aan FamilySearch vinden wij niet wenselijk omdat deze dan op twee plekken beheerd gaan worden, wat na verloop van tijd verschillen in de indexen zal opleveren. Dat is voor de onderzoeker niet wenselijk. Als beheerder van de akten van de Zeeuwse Burgerlijke Stand willen wij zelf de kwaliteit van de indexen controleren. Er zijn genoeg technische mogelijkheden waarbij andere instellingen de Zeeuwse persoonsdata rechtstreeks vanuit onze database kunnen implementeren in hun website.
3. Het staat iedereen vrij om reproducties van (openbare) bronnen via internet te publiceren. Niet alleen FamilySearch zet bronnen die wij beheren online, maar er zijn diverse andere websites waarop reproducties worden gepubliceerd.

Uw keuze
Via www.ZeeuwenGezocht.nl en www.Archieven.nl kunt u straks scans van akten van de Zeeuwse burgerlijke stand in kleur en van hoge kwaliteit raadplegen en tegen betaling downloaden. Gezien de omvang van het aantal te koppelen scans zal dit geleidelijk aan gebeuren, te beginnen met de scans van de akten van de burgerlijke stand van Schouwen-Duiveland. Naast de twee genoemde websites zullen deze akten straks ook via de website van het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland te raadplegen zijn.

Daarnaast kunt u voor het raadplegen van scans van de Zeeuwse akten van de burgerlijke stand ook terecht op de website van FamilySearch, waar u ook akten van huwelijkse aangiften en –afkondigingen én de huwelijkse bijlagen kunt raadplegen.Een hulpmiddel daarbij is de website www.genver.nl, waarop inhoudsopgaven van de scans van FamilySearch per burgerlijke stand gemeente staan vermeld.

9 opmerkingen:

  1. Is het straks zo dat de BS akten op 4 NL sites te vinden zijn (zeeuwengezocht, archieven, sch.duiv. en wiewaswie)? Klinkt mij een beetje vierdubbelop, overbodig en duur? Ok, je scant en indexeert 1 keer, maar distribueert het toch x keer.), x keer opslag, ...

    Als onderzoeker is het ook niet zo handig: denk je iets nieuws gevonden te hebben had je het elders al gevonden...

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Hallo Bob,
    Bedankt voor je reactie. De akten die je straks op ZeeuwenGezocht vindt, komen rechtstreeks uit archieven.nl, ze worden dus slechts één keer gehost. Voorlopig zullen dit de plekken zijn waar de akten door het Zeeuws Archief beschikbaar gesteld worden.

    Er is juist níet gekozen voor hosten op verschillende plekken, precies om de reden die jij noemt. Bijkomend voordeel is dat het materiaal in de ontstaanscontext aangeboden kan worden, juist doordat het is ondergebracht in archieven.nl waarin alle archieven en collecties vindbaar zijn.

    De keuzes die in Schouwen-Duiveland gemaakt zijn, staan hier volledig los van. Deze gemeente is geen deelnemer in het Zeeuws Archief en heeft ervoor gekozen onder de eigen voorwaarden het materiaal beschikbaar te gaan stellen.

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Hanneke,

    Goed om te horen!

    Maar hoe past WieWasWie in het plaatje? In bovenstaand artikel krijg ik de indruk dat het Zeeuws Archief volop meedoet in WieWasWie. Lees ik nu tussen de regels van je reactie door dat de akten niet aldaar beschikbaar komen? Of zijn jullie nog "in gesprek", vandaar ook het "onder voorbehoud" op in de WieWasWie blogpost Voortgang migratie, meer data gemigreerd ? En als jullie wel meedoen, blijven de akten dan ook op de eigen site en archieven.nl beschikbaar? Ik neem aan dat dit een vraag is waar alle deelnemers hun hoofd over breken ...

    Trouwens erg goed dat jullie duidelijkheid geven over jullie standpunt ten aanzien van de FamilySearch scans (en noemen van het particuliere initiatief www.genver.nl)! WieWasWie/Bureau STAP krijgt veel te verduren in de publieke opinie, terwijl het de archiefinstellingen zijn die WieWasWie vormen en gaan over richting en content.


    PS. Waarschijnlijk tot ziens op 15 oktober Zeeuwse Archievendag

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Hallo Bob,
    We zijn inderdaad nog in gesprek over deelname aan WWWie. Hou dit blog in de gaten om de ontwikkelingen te volgen.

    Leuk trouwens dat je op 15 oktober naar Middelburg komt voor de Zeeuwse Archievendag. Kunnen we elkaar eindelijk eens irl zien!

    BeantwoordenVerwijderen
  5. Respect! Like! +1! Enzovoort. Goede keuze! Goed gecommuniceerd!

    BeantwoordenVerwijderen
  6. Ik denk ook dat jullie goede afwegingen hebben gemaakt, die vooral de klanten een goed gevoel zullen geven. En daar doen we het uiteindelijk toch allemaal voor.

    BeantwoordenVerwijderen
  7. De speculaties (lees verwarring, angst) van de laatste maanden, ook op stamboomvragenforum.nl, is ontstaan door niet communiceren door Stap/wiewaswie. Het artikel van het CBG in hun laatste tijdschrift verandert daar niets aan. Door de ontstane paniek, hebben lezers van een forum zelfs gemeend om zich te moeten organiseren door massaal scans van FS te gaan downloaden.
    www liet in een uitgebreide correspondentie weten geen mandaat te hebben om over de situatie met FS te praten. Het is bizar dat we op het blog van een van de deelnemers, over de inhoud van de afspraken lezen, maar ik ben er heel blij met dat dit zo open gebeurt. Het Zeeuws Archief is een deelnemer van wiewaswie, die niet meedoet aan de afspraken binnen de afspraken. Deze beslissing moet gerespecteerd worden.
    Uit dit bericht blijkt duidelijk voor de genealoog, onder welke voorwaarden FS op zwart zal gaan, GEDURENDE ENKELE JAREN. Het Zeeuws Archief doet hier niet aan mee. Voor mij is de verwarring nog groter geworden: wordt hiermee niet de doelstelling van www onderuit gehaald en wat gebeurt er als de andere archieven wel in de onderhandelingen met FS instemmen? Hoe kan in de laatste alinea verwezen worden naar FS/Genver als die op zwart gaat?

    BeantwoordenVerwijderen
  8. 10596693534777990277, bedankt voor je reactie. Het Zeeuws Archief vindt het jammer dat wij als deelnemer aan WWWie zo laat door Bureau STAP zijn geïnformeerd over de besprekingen met FamilySearch. Dat is de reden dat wij nu, kort nadat wij uitvoerig over dit onderwerp zijn geïnformeerd, opening van zaken geven. Wij zijn ook benieuwd wat onze collega-archiefinstellingen zullen beslissen. Elk RHC zal de afweging maken tussen snel over scans beschikken t.b.v. WWWie versus kwalitatief goede scans waarvan de digitale duurzaamheid (we zijn immers experts in het tot in lengte van dagen beheren van documenten) kan worden gegarandeerd. Bovendien waarborgen wij ook de kwaliteit (toegankelijkheid en betrouwbaarheid) van de databestanden.
    De verwijzing in de laatste alinea naar FS/Genver gaat dus voor Zeeland niet op.

    BeantwoordenVerwijderen
  9. Prachtig dat het Zeeuws Archief besluiten neemt en de gebruikers daarover regelmatig informeert, in tegenstelling tot de samenwerkende archieven en hun uitvoerder STAP.
    Binnenkort (?) kunnen genealogen, die stukken willen downloaden, dus kiezen tussen gratis, 60 jaar oude filmbeelden van slechte kwaliteit van FamilySearch of nieuwe, profesioneel gemaakte, maar te betalen scans van het Zeeuws Archief of van WieWasWie.

    In de mist van de over elkaar heen buitelende meningen op diverse sites (wiens schuld?) lijken naast ongenoegen en veel gemopper, een paar misverstanden te ontstaan.
    Welke afspraken heeft FamilySearch indertijd met de Nederlandse archieven gemaakt en in hoeverre zijn de hedendaagse rechtsopvolgers daaraan gebonden en eventueel genoodzaakt nieuwe afspraken te maken? In Vlaanderen stonden de gemaakte afspraken de publicatie van de films kennelijk niet toe en zijn ze weer van internet afgehaald.
    Ik heb 2 jaar geleden een paar archieven gevraagd naar die afspraken, maar geen antwoord gekregen, ook niet na herhaling. Uit wat WieWasWie en het Zeeuws Archief nu melden, concludeer ik voorzichtig dat de Nederlandse archieven geen middel hebben om de films van FamilySearch van internet te doen verwijderen.
    GenVer is een mooie startpagina die het zoeken op de nogal onoverzichtelijke FamilySearch-site via indexen e.d. gemakkelijker maakt. De door sommigen gevreesde uitschakeling van GenVer door de gezamelijke archieven en STAP zet FamilySearch echter niet op zwart, omdat het aparte organisaties zijn, en heeft dus ook geen zin. Bovendien kunnen ze het niet.

    BeantwoordenVerwijderen