woensdag 25 mei 2011

Koppelen scans akten Burgerlijke Stand 2

In het blogbericht van 6 september 2010 heeft u kunnen lezen over het project ‘Scannen akten Burgerlijke Stand Zeeland’. Alle registers van geboorten, van huwelijksvoltrekkingen en van overlijdens van Schouwen-Duiveland zijn nu digitaal gefotografeerd en de rest van Zeeland volgt in ras tempo. De volgende stap was het koppelen van de scans aan de verschillende databestanden. Die bestanden bevatten de door onze vrijwilligers ingevoerde gegevens en zijn beschikbaar via de website Zeeuwen Gezocht.

Koppelen
Het koppelen van de scans houdt in dat de er een koppeling gemaakt moet worden tussen de vermelding van een akte en de foto van de akte, de scan, zodat de juiste foto bij de juiste akte komt. Dit lijkt eenvoudig; de eerste gedachte was om dit met behulp van een software programma – beschikbaar gesteld door het Brabants Historisch Informatie Centrum – te doen. Hierbij werden de bestandsnamen in het programma aan de akten gekoppeld in een txt-bestand, dit bestand moest dan omgezet worden en toegevoegd aan de al reeds bestaande accesdatabase. Deze database zou gebruikt worden voor de conversie.
Tijdens het koppelen moet er nog een 'oculaire inspectie' overheen. Elke scan bevat de opname van twee pagina’s van een register. Op twee pagina's staan twee, vier of zelfs zes akten. Er zijn ook allerlei uitzonderingen, zoals bijlagen die in de registers zijn opgenomen. Die bijlagen zijn ook gescand. Vooral in de overlijdensregisters bevinden zich veel uittreksels van overlijdensakten van elders overledenen die ook in het overlijdensregister van de woonplaats van de overledenen zijn ingeschreven.
Deze methode werkte, maar was zeer omslachtig en tijdrovend, dit omdat er in het programma geen mogelijkheid was om meerdere foto’s aan een akte te koppelen en dit dus allemaal nog handmatig per jaar, plaats en soort akte, achteraf moest worden toegevoegd.
Na overleg is toen besloten om een definitieve keuze te maken om de Burgerlijke Stand van Zeeland in het archiefbeheerssysteem MAIS-Flexis te integreren.

Ervaring
Hoera, hiermee had ik al veel ervaring opgedaan bij het Surinameproject. In MAIS-Flexis kan er direct een koppeling met de foto toegevoegd worden zonder al die tussenliggende handelingen en conversies! Dit vergde wel enige aanpassingen door de makers van MAIS-Flexis, De Ree archiefsystemen in Groningen, maar is nu een feit en het koppelen kan beginnen.

Klik op de afbeelding om het scherm goed te bekijken

Tijdrovend, maar leuk
De eerste gemeente, Burgh, is bijna voltooid. Het blijft een hele klus; de ‘oculaire inspectie’ moet ook nog steeds gebeuren, maar dit maakt de simpele handelingen van het koppelen toch nog interessant! Soms kom ik akten tegen waarvan de gegevens nog niet zijn ingevoerd. Zo kan het gebeuren dat u namen van voorouders vindt die in de huidige database van Zeeuwen Gezocht ontbreken.
De komende maanden zal ik zeker twee dagen per week bezig zijn met het koppelen en controleren, een tijdrovende klus, maar onontbeerlijk om straks de akten op uw computerscherm te voorschijn te laten komen. Binnenkort is het de bedoeling dat ik assistentie krijg van een collega (ook José genaamd).

José de Bree, medewerker begeleiding digitalisering

2 opmerkingen:

  1. Beste José, fijn dat je zo transparant weergeeft hoe je het project aanpakt. Het is waarschijnlijk verschrikkelijk veel werk. Ik wil je even laten weten, waarschijnlijk namens velen, dat je werk enorm gewaardeerd wordt. Dankzij jouw werk kunnen steeds meer mensen contact maken met wie onze voorouders waren.

    Super veel dank!

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Beste Dulk,
    Dankjewel voor de reactie, graag gedaan en volg deze blog voor de vorderingen van dit project!
    José de Bree,
    medewerker begeleiding digitalisering,
    Zeeuws Archief

    BeantwoordenVerwijderen