woensdag 30 juni 2010

Scannen akten Burgerlijke Stand

De akten van de Burgerlijke Stand behoren tot de meest populaire en daarmee meest geraadpleegde archiefstukken in ons land. Met behulp van de registers van geboorten, van huwelijksvoltrekkingen en van overlijdens zijn basisgegevens over voorouders snel te achterhalen. Waren deze akten decennialang toegankelijk met behulp van de zogenaamde tienjaarlijkse tafels (indexen per tien jaar), vanaf de jaren negentig hebben archiefdiensten met behulp van vrijwilligers gegevens uit de akten ingevoerd in de computer. De digitale bestanden zijn opgenomen in websites die speciaal zijn gebouwd voor het raadplegen van gegevens over personen uit openbare archiefbestanden. Voorbeelden hiervan zijn de websites Genlias, Digitale Stamboom, AlleFriezen, AlleGroningers, Drenlias en – voor Zeeland niet te vergeten – Zeeuwen Gezocht.


Microfilms
De populariteit van de raadpleging van de akten van de Burgerlijke Stand door stamboomonderzoekers noopte de archiefdiensten om de originele registers beter te beschermen tegen schade die ontstaat bij het lichten en raadplegen van de registers. Vanaf medio jaren tachtig werden de registers opgenomen op microfilm. Met behulp van leesapparaten in de studiezaal konden de films worden geraadpleegd. Toch hebben de meeste onderzoekers geen goede herinneringen aan die tijd. Om snel resultaat te hebben gebruikte de Rijksarchiefdienst kopieën van microfilms die de Mormonen in de jaren vijftig en zestig hadden gemaakt van de akten van de Burgerlijke Stand. Dit leverde kwaliteitsverlies op, waardoor een deel van de films slecht leesbaar was. Bovendien vroegen de rijksarchieven twee kwartjes per te raadplegen film. In de jaren negentig probeerde de rijksarchieven de kwaliteit van de films te verbeteren door delen opnieuw te verfilmen, maar de irritatie bleef.

Scannen
Gelukkig biedt scannen, dat is het digitaal fotograferen, van de akten van de Burgerlijke Stand een beter resultaat. In steeds meer studiezalen van archiefdiensten verdwijnen de microfilms. Enkele diensten zijn er zelfs toe overgegaan de scans van de akten aan de database met de ingevoerde gegevens uit de akten toe te voegen. Enkele bedrijven ontwikkelden programma’s waarmee dit mogelijk is. Daarmee kunnen via internet de openbare geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten worden bekeken, met als gevolg geen bezoek meer aan de studiezaal én geen last meer van moeilijk leesbare microfilms.

Megaproject
In Zeeland was deze ontwikkeling nog niet in gang gezet. Voor een dergelijk project moeten veel geld en menskracht worden vrijgemaakt. Afgelopen maand mei is ook het Zeeuws Archief gestart met het scannen van de Burgerlijke Stand. Het is een gigantisch project. Berekend is dat het over de periode 1796/1811-1980 bijna 1 miljoen opnamen betreft. De totale lengte van de dozen waarin de registers zijn opgeborgen is 417 strekkende meter. De akten worden niet afzonderlijk verfilmd, maar per twee-bladzijden. Als eerste worden de akten van de Burgerlijke Stand van de voormalige gemeenten Schouwen-Duiveland aangepakt. Hiermee wordt samengewerkt met het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland. Het is de bedoeling dat de scans worden toegevoegd aan de databasebestanden van de geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten, zowel in WieWasWie (de opvolger van Zeeuwen Gezocht) als in Atlantis Nadere toegangen van het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland.

Uitvoering
Voordat de fotografen aan de slag kunnen met het fotograferen van de registers vindt er eerst een grondige voorbereiding plaats. Elk register wordt bladzijde voor bladzijde doorgenomen. Losse stukken in de registers, zoals akten van erkenning en extracten uit overlijdensregisters van andere gemeenten, moeten op de juiste plaats worden gelegd. Met stroken wordt aangegeven welke blanco pagina’s niet moeten worden opgenomen.
De fotostudio is ingericht op de zolder van het Zeeuws Archief. Er gaat op die manier geen tijd verloren met transport en de registers zijn maar kort uit het depot. De fotografen maken gemiddeld zo’n 10.000 opnames per werkweek.

Koppelen
De scans worden opgeslagen op harde schijven. Daarna is het koppelen van de scans aan de records van de databasebestanden de volgende klus. Zoveel mogelijk wordt dit geprogrammeerd, maar menselijke controle zal in deze fase belangrijk zijn. Daarna volgt het online beschikbaar stellen van databestanden en scans via de websites.
Wij hopen in de loop van 2011 de eerste scans van de akten van de Burgerlijke Stand via internet beschikbaar te kunnen stellen. U kunt dan gemakkelijk de gegevens van geboorte-, huwelijk- en overlijden van uw voorouders raadplegen en het zal ook mogelijk zijn scans te bestellen.

Leo Hollestelle, beheerder Zeeuwen Gezocht

2 opmerkingen:

  1. Dit is natuurlijk een zeer mooi initiatief, maar loopt u niet de kans dat dubbel werk wordt gedaan? De Mormonen hebben deze week reeds een hele berg scans van de BS Zeeland op hun website gezet.

    zie:
    http://pilot.familysearch.org/recordsearch/start.html#w=0&p=waypoint&s=waypointsOnly&c=fs%3A1831469

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Dank voor uw reactie.
    De scans die de Mormonen op hun website hebben gezet, zijn de (zwart-wit) microfilms die zij in de jaren vijftig en zestig van de vorige eeuw hebben gemaakt. Wij hebben gekozen voor het scannen van de originele akten (in kleur). Dit levert een veel beter resultaat op. Tegenwoordig scannen de Mormonen zelf ook en er zijn archiefdiensten (waaronder Gelders Archief) die de BS door hen laten scannen. Doordat wij het zelf doen, hebben we zelf de regie over de productie in handen en bovendien wordt het materiaal gescand met de meest moderne apparatuur die momenteel op de markt is.

    BeantwoordenVerwijderen