Sinds medio november 2012 biedt het Zeeuws Archief de mogelijkheid om online scans van de akten van de burgerlijke stand van Schouwen-Duiveland te raadplegen. Dat kan via de websites Zeeuwengezocht.nl, Archieven.nl en die van het
Gemeentearchief Schouwen-Duiveland. De scans zijn gekoppeld aan de persoonsgegevens die jarenlang door vrijwilligers zijn ingevoerd in de computer. Wie de scans wil downloaden betaalt een kleine vergoeding.
Opmerkingen
Het op deze manier aanbieden van de scans levert opmerkingen van ons publiek op. Via internet beweren mensen dat het Zeeuws Archief, maar eigenlijk het hele openbaar archiefwezen in ons land, geld wil verdienen aan de genealogen door hen te laten betalen voor scans van akten van de burgerlijke stand. We vinden het jammer dat deze voorziening negatieve reacties oproept.
Gratis
De opmerkingen richten zich voornamelijk op het feit dat via de website FamilySearch.org scans van akten van de openbare burgerlijke stand van heel Nederland gratis te raadplegen en te downloaden zijn. Met behulp van de website Genver.nl kunnen de scans van deze akten worden teruggevonden
Hieronder leggen we puntsgewijs uit wat er komt kijken bij het digitaliseren van archiefstukken en wat de verschillen zijn tussen de beschikbare scans op FamilySearch (FS) en die op de websites van het Zeeuws Archief (ZA).
Kosten digitalisering
Sinds de digitalisering in zwang is gekomen, wordt steeds meer materiaal (dat vroeger alleen in de studiezaal beschikbaar kon worden gesteld) als extra dienstverlening via het internet beschikbaar gesteld. De kosten die hiermee gemoeid zijn, zijn te verdelen in:
1. kosten per project:
* Materiële voorbereiding van de stukken voor digitalisering
* Digitalisering van de stukken
* Controle van de digitalisering en koppelen van de scans aan de online indexen en inventarissen
* Ontwikkelen website
Deze werkzaamheden hebben we voor het project scannen burgerlijke stand uitgelegd om dit
weblog.
2. jaarlijks terugkerende kosten:
* Onderhoud database
* Hosting database
* Onderhoud en hosting website
* Duurzame opslag van de scans
Duurzaamheid
De scans van het ZA zijn opgenomen met de specificaties waarmee ze duurzaam kunnen worden bewaard in het digitaal depot. Enkele van die specificaties zijn: kleur, 300 dpi en bestandsnaam. Duurzame opslag van digitale bestanden is een taak van de archivaris, die ervoor moet zorgen dat deze ook na een periode van tientallen jaren nog raadpleegbaar zijn.
De scans van FS zijn gedigitaliseerde zwart-wit microfilms die de Mormonen in de jaren zeventig en tachtig van de afgelopen eeuw hebben gemaakt in het toenmalige Rijksarchief in Zeeland met als doel een kopie ten behoeve van het overdopen van voorouders.
Gebruik
De scans van de akten van de burgerlijke stand van het ZA kunnen worden gebruikt door de afdeling Bevolking van elke Zeeuwse gemeente die meebetaalt aan het project. Zo kunnen de gemeenten hun burgers sneller helpen. De Gemeente Schouwen-Duiveland werkt op deze manier.
Compleetheid
De scans van de akten van de burgerlijke stand via FS betreffen alle voormalige gemeenten in Zeeland, maar beslaan niet de gehele periode van openbaarheid. De scans van de voormalige gemeenten die het ZA beschikbaar stelt, beslaan de gehele periode van openbaarheid.
Vindbaarheid
De scans van het ZA zijn gekoppeld aan de akten in een database waardoor de scans makkelijk te vinden zijn. De website Genver.nl biedt weliswaar de mogelijkheid om per gemeente en per soort akte de juiste ‘film’ te vinden op de website van FS, maar het blijft arbeidsintensief.
Beschikbaarheid
De scans van zowel FS als ZA zijn gratis te raadplegen. Het downloaden van een scan is bij FS gratis, bij het ZA moet er worden betaald, zoals dat al decennia gebruikelijk is bij traditionele fotokopieën. Daar staat tegenover dat de scans van het Zeeuws Archief van hoge kwaliteit zijn.
Het Zeeuws Archief biedt de scans aan in de Archiefbank. In de loop van dit jaar zal via deze Archiefbank de onderzoeker de mogelijkheid krijgen scans te bestellen van bijna alle archiefstukken, die beschikbaar zijn op de websites van het Zeeuws Archief en Archieven.nl.
De prijs van de scans in de Archiefbank is afhankelijk van de hoeveelheid ‘credits’, die de gebruiker aanschaft. Wie veel scans nodig heeft en dus veel credits aanschaft, betaalt een lagere prijs. Overigens wordt het betalen met deze credits in de loop van dit jaar bij steeds meer archiefdiensten ingevoerd. Ook bij deze archiefdiensten kunnen diezelfde credits worden besteed.
Net als Familysearch zijn er archiefdiensten die het door hen gedigitaliseerde materiaal online gratis beschikbaar stellen. Er zijn echter ook archiefdiensten die dat niet doen. Het Zeeuws Archief heeft ervoor gekozen de scans gratis ter inzage te geven en daarnaast een kleine vergoeding te vragen voor het downloaden, dit is immers een vorm van extra dienstverlening omdat onderzoekers niet meer naar het archief hoeven te komen voor hun onderzoek, maar via de website 7 dagen per week, 24 uur per dag geholpen kunnen worden.
Met behulp van de vergoeding wordt een klein deel opgevangen van de vaste kosten die voor deze service gemaakt moeten worden. Daardoor kunnen we de digitale dienstverlening steeds iets uitbreiden, terwijl daarnaast de mogelijkheid blijft bestaan de originelen gratis in te zien in de studiezaal. Dit is immers een wettelijke taak.
Verschil
Uit bovenstaande moge duidelijk zijn dat de werkwijze en doelstellingen van ZA en FS volstrekt verschillend zijn. Het is een verhaal van appels en peren.
